各学院：

学生资助档案是开展各项资助工作的重要依据，是对资助管理工作全面、客观、真实的反映，是反映学校学生资助工作成效和落实国家资助政策的重要依据。为进一步规范我校学生资助档案管理工作，提高学生资助档案建设质量和水平，经研究决定，开展学生资助工作档案规范化建设，现就做好此项工作有关事项通知如下。

一、归档规范及要求

（一）档案盒封面及书脊

封面信息：案卷题名：*年+资料名称；归档单位：*学院

    书脊信息：*学院*年+资料名称

     备注： 1.打印并张贴到封面和书脊相应位置；

2.封面和书脊的标签内容要一致；

3.标签要与盒内资料相吻合。

（二）档案袋

封面信息：基本信息：填写学生基本信息（手写）；档案材料一览表：手写材料名称、材料份数和材料提交人

备注：里面的材料复印件统一规格A4，如果支撑材料为原件，那就以原件大小为准。

（三）目录

档案盒第一页：标题、序号、责任人、日期、材料名称、页码、备注，需打印。详见附件1。档案盒内的材料按时间、类别整理归档。

档案袋第一页：《家庭经济困难学生资助情况一览表》，手写。详见附件2。

（四）其他

各学院要指定档案管理人员及时将本学院已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范。2020年及之前的材料按大类整理；2020年及之后的材料严格按照《江西中医药大学学生资助档案管理办法（试行）》(校学助办字〔2019〕14号)整理。

各学院在整理、收集材料过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行校验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改。

二、资助档案归档建设内容及分类

学生资助工作档案主要分为综合管理档案、政策落实档案、学生个人档案三大类。

（一） 综合管理档案（分年度、按类别整理）

1. 学校印发的各类资助政策管理制度；

2. 学校印发的各类资助工作通知；

3. 学院资助工作机构成立文件；

4. 学院资助工作计划、总结及资助工作会议纪录；

5. 学院组织开展资助政策宣传教育及育人活动的相关影像资料；

6. 其他需列入综合管理的重要文件及资料。

（二） 政策落实档案（分年度、按项目类别整理）

各学院按以下所列材料顺序整理归档。

1. 家庭经济困难学生认定

班级层面：学校和学院印发的工作通知、班级会议记录、《江西中医药大学认定申请家庭经济困难学生简况表》、《江西中医药大学家庭经济困难学生认定登记表》、班级公示材料（公示名单及照片）。

学院层面：家庭经济困难学生认定工作书面报告、家庭经济困难学生认定（注册）汇总表、学院公示材料（公示名单及照片）、学院资助工作小组会议记录。

2.国家奖学金材料

班级层面：具有资格的学生名单及签字确认表、申请参评国家奖学金学生学业成绩及排名、综合素质业绩清单、班级民主评议报告、会议记录、班级公示材料（有参评资格的学生公示信息表及照片）等。

学院层面：学院评审方案、综合测评结果公示材料（含学业成绩及排名、综合素质业绩及加分、综合测评及排名一览表）、学院评审结果公示（含等额推荐名单、差额推荐名单）、学院资助工作小组会议记录、《国家奖学金申请审批表》、学院评审报告。

3.国家励志奖学金材料

班级层面：班级民主评议报告、会议记录、推荐名单、班级公示材料（有参评资格的学生公示信息表及照片）。

学院层面：学院评审方案、学院评审报告、初审推荐名单表、汇总表、学院公示材料（申请学生公示表、候选人公示名单、公示照片）、《国家励志奖学金申请审批表》、学院资助工作小组会议记录。

4.国家助学金材料

班级层面：班级民主评议报告、评议登记表、会议记录、班级公示材料（拟获助名单及照片）、《国家助学金申请审批表》。

学院层面：学院评审报告、汇总表、学院公示材料（公示名单、公示照片）、学院资助工作小组会议记录。

5.学校励志奖学金

班级层面：班级民主评议报告、评议登记表、会议记录、班级公示材料（初审汇总名单及照片）。

学院层面：学院评审方案、学院评审报告、初审名单表、汇总表、学院公示材料（申请学生公示表、候选人名单、公示照片）、学院资助工作小组会议记录。

6.学校助学金

班级层面：评议登记表、班级民主评议报告、会议记录、班级公示材料（名单及照片）。

学院层面：学院评审报告、汇总表、学院公示材料（公示名单、公示照片）、学院资助工作小组会议记录。

7.学费减免

班级层面：班级民主评议报告、会议记录、班级公示材料（名单及照片）。

学院层面：学院评审报告、汇总表、公示材料（公示名单、公示照片）、学院资助工作小组会议记录。

8.“之江助学金”

班级层面：会议记录、班级公示材料（推荐名单及公示照片）。

学院层面：汇总表、学院公示材料（名单及照片）、学院资助工作小组会议记录。

9.“应善良助学金”

班级层面：会议记录、班级公示材料（推荐名单及公示照片）。

学院层面：汇总表、学院公示材料（名单及照片）、学院资助工作小组会议记录。

10.其他资助

班级层面：会议记录、班级公示材料（推荐名单及公示照片）。

学院层面：汇总表、学院公示材料（名单及照片）、学院资助工作小组会议记录。

（三） 学生个人档案

家庭经济困难学生资助档案实行“一生一档”管理。

各学院按以下所列材料顺序整理归档。

      1.《家庭经济困难学生资助情况一览表》

2.困难生认定材料，材料统一用夹子固定：①申请书；②《江西中医药大学家庭经济困难学生认定申请表》；③《江西中医药大学家庭经济困难学生认定量化表》；④相关佐证材料、特殊类型困难学生有效证件复印件；⑤诚信承诺书。

3.各类奖助、补助申请材料。按照国家、学校、社会三个层级、年度时间顺序整理归档。

三、建档工作安排

（一）宣传培训，自2024年5月16日至5月20日。

各学院应高度重视学生资助档案建设工作，依据《江西中医药大学学生资助档案管理办法（试行）》(校学助办字〔2019〕14号)文件精神和要求，加强学生资助档案规范化建设培训，安排专人负责，设立专柜存放。

（二）整理归档，自2024年5月20至9月30日。

各学院自上而下组织开展资助档案归档建设，按照整理、分类、装订、排列、编目、编号、装盒（袋）流程高质量完成学院和班级资助档案归档工作。特别提醒，期间班级档案整理和学生个人档案建档工作如需要学生协助整理或提供材料应尽可能避开学生期末考试复习时间。暑期如需要学生协助整理，可申请勤工助学临时岗位。

（三）自查自建，自2024年10月8日至10月25日。

各学院组织开展对院级和各班级资助档案建档工作进行检查和评估，重点围绕档案分类、档案齐备、档案规范等方面进行自查自评，找出不足和缺项，逐条逐项进行整改，补充完善相关材料。

（四） 检查评比，自2024年10月28日至11月22日。

学校组织专家组对各学院资助档案规范化建设情况进行检查评比，对档案建设优秀单位进行表彰。

（五） 整改提高，自2024年11月24日至12月31日。

各学院根据学校专家组检查发现的问题和不足，建立台账，落实责任人，制定具体整改措施，明确整改时间和成效。

附件1：档案盒内材料目录

附件2：家庭经济困难学生资助情况一览表

                                学生资助管理办公室

                                    2024年5月15日